誤解の少ない表現

日に何通ものメールを受信する。その中で、たくさん数をこなしている方と、その必要性のない方は、文面からすぐに読み取ることができる。

数をこなしている方は、客観性を保ち、文面が単純で分かりやすい。用件だけを明確に記述している。返信するほうは「はい」か「いいえ」で済む配慮もある。ビジネスメールはこれで充分だと思っている。ただし、最近は本来は手紙で問うべきお願いや打診、ご案内もメールで出すことがあるので、この時には手紙に近い長文になることもあるので、誤解の少ない表現を心がける。

ポイントはここでも客観性を保つ。事実を正確に伝える。曖昧な表現をさける。受け取る側の知りたい情報を入れる。全体のトーンをポジティブに保つなどを心がける。

それでも受け取る側の思い込みやバイヤスがかかって、正確に伝わらないこともあるが、それに気づいたらすぐに補足の文章を送るが、取るに足らない誤解や反応には申し上げないが無視してしまうこともある。